BAB
I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pada era informasi globalisasi menyebabkan
lingkungan bisnis mengalami perubahan yang sangat pesat dengan tingkat
persaingan yang ketat. Oleh karena itu perusahaan-perusahaan dituntut untuk
melakukan kegiatan operasionalnya secara efektif dan efisien untuk
mempertahankan eksistensinya, sehingga pengetahuan merupakan kekuatan yang
sangat penting untuk membantu manajer dalam pengambilan keputusan. Informasi
yang berkualitas yaitu yang akurat, relavan dan tepat waktu sehingga keputusan
bisnis yang tepat dapat dibuat yang disesuaikan dengan sistem informasi
akuntansi yang diterapkan di masing-masing perusahaan. Dengan demikian, pengelolaan
sistem informasi dalam penggajian merupakan hal yang sangat penting untuk dilakukan.
Sistem penggajian manual yang digunakan
perusahaan saat ini kurang memberikan informasi secara tepat dan akurat bagi
perusahaan dibandingkan dengan sistem informasi penggajian terkomputerisasi
yang baru akan dirancang penggunaannya, seiring dengan perkembangan zaman.
Sistem penggajian manual merupakan aktivitas proses data dan transaksi yang
dilakukan perusahaan secara manual untuk memenuhi kebutuhan pengguna informasi
yang dibutuhkan untuk melakukan perencanaan, pengendalian, dan menjalankan bisnis.
Sistem penggajian komputerisasi yang disusun serta diterapkan secara benar,
akan dapat menyajikan data yang benar dan tepat pada waktunya.
Perkembangan
teknologi informasi yang sedemikian pesatnya memicu untuk melakukan
inovasi-inovasi baru yang dapat membantu untuk memudahkan mendapatkan
informasi. Dan ini mendorong perusahan-perusahaan melakukan inovasi dalam
proses produksi, penjualan, pemasaran, dan distribusi dengan melibatkan peranan
teknologi informasi. Pada masa sekarang, suatu perusahaan di haruskan dapat
bekerja dengan cepat tepat dan benar dengan tingkat ketelitian yang tinggi agar
dapat terus berjalan dan bertahan dalam persaingan yang kompetitif.
Pentingnya
sistem informasi dalam penggajian bagi perusahaan adalah untuk menghindari
terjadinya kesalahan, penyimpangan atau pengeluaran perusahaan yang fiktif
sehingga dapat menimbulkan kerugian pada perusahaan. Sistem informasi dalam
penggajian menggambarkan atau mendeskripsikan sistem pencatatan yang
terkomputerisasi ke pencatatan yang berupa bagan alur flowchart.
Sistem
penggajian yang memadai sangat dibutuhkan oleh setiap perusahaan, terutama
untuk perusahaan yang sudah memiliki cukup banyak karyawan. Perusahaan dengan
banyak karyawan tentunya membutuhkan sistem penggajian yang dapat memudahkan
mereka untuk membayarkan gaji secara tepat dan efisien. Dengan adanya sistem
informasi penggajian dari awal sampai gaji itu dibayarkan sesuai dengan hak
masing-masing karyawan dapat dilaksanakan dengan sistematis dan diharapkan
tidak akan terdapat kesalahan dalam prosedur penggajian. Dengan berkembangnya
Teknologi Informasi yang semakin pesat, sistem penggajian secara manual
dirasakan sudah kurang mampu memberikan manfaat yang memadai bagi perhitungan
gaji karyawan. Perusahaan kini mulai beralih pada sistem yang berbasis
komputerisasi.
Oleh
sebab itu, sistem informasi penggajian yang komputerisasi mulai digalakkan.
Salah satu bidang usaha yang memerlukan sistem informasi penggajian adalah PT
SCG READYMIX, perusahaan pemasok beton siap pakai (readymix concrete) pertama dan terbesar
di Indonesia.
1.2
Rumusan
Masalah
Berdasarkan
latar belakang diatas maka penulis mengemukakan permasalah yang berhasil
dirumuskan, yaitu :
1. Bagaimanakah
sistem informasi penggajian bagian produksi yang diterapkan pada perusahaan?
2. Bagaimana
pengaruh sistem penggajian yang baru terhadap kinerja perusahaan?
1.3 Batasan Masalah
Agar penulis
lebih terarah, maka penulis membatasi pembahasan penulisan ilmiah ini dengan
lebih terfokus pada sistem informasi akuntansi penggajian terhadap karyawan
buruh yang bekerja di PT. SCG meliputi prosedur, dokumen, bagian yang terkait,
dan pengendalian intern.
1.4 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penelitian ini adalah
:
Untuk
merancang suatu sistem informasi yang mengolah data gaji karyawan secara
efektif dan efisien dengan komputer.
BAB
II
LANDASAN
TEORI
2.1
Kerangka Teori
2.1.1
Pengertian Sistem
Pada umunya orang banyak salah mengartikan bahwa
sistem harus berhubungan dengan komputer dan program, sistem pada kenyataannya
memiliki makna yang luas.“Suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang
terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan” Mulyadi (2008:5). Menurut
Diana Setiawati (2011:3) “sistem adalah serangkaian bagian yang saling
tergantung dan bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu”.
“Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen
atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama” Hall
(2007:6). Menurut Narko (2007:1) “sistem
adalah suatu kesatuan yang terdiri dari interaksi elemen-elemen yang berusaha
mencapai tujuan tertentu”.
Dari
uraian mengenai pengertian sistem secara umumdi atas dapat disimpulkan bahwa
sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang secara rutin terjadi.
2.1.2
Pengertian Informasi
Definisi informasi menurut Krismiaji (2005:15) dalam
buku yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi menjelaskan bahwa “informasi
adalah data yang telah diorganisasi dan telah memiliki kegunaan dan manfat”.
Informasi harus dibedakan dari data, “data terdiri
dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi
pemakai.Sedangkan informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang
memiliki arti”, menurut Raymond Mc.Leod (2001:18). “Informasi adalah data yang
berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan sebagai dasar untuk mengambil
keputusan yang tepat,” George H.Bodhar(2003:1).
Menurut tiga definisi yang diterangkan oleh para
ahli tersebut bahwa informasi adalah hasil dari data yang diolah sehingga dapat
memberikan manfaat yang lebih berguna bagi yang menerimanya.
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi
James A.Hall (2001:7) menyatakan bahwa “ sistem
informasi adalah sebuah rangkaian prosedur normal dimana data dikumpulkan,
diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai.”
PengertianSistem
Informasi menurut Jogiyanto(2000) adalah informasi yang
diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.
Sistem informasi menerima input, yang biasa disebut
dengan nama transaksi, yang kemudian dikonversi melalui berbagai proses menjadi
output informasi yang akan didistribusikan kepada para pemakai informasi.
Transaksi adalah sebuah peristiwa yang mempengaruhi atau penting bagi
organisasi dan diproses oleh sistem informasinya sebagai suatu unit
kerja.Definisi ini mencakup peristiwa keuangan dan non keuangan.
2.2 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut james A
Hallsistem informasi akuntansi adalah subsistem SIA memperoleh berbagai
transaksi keuangan dan transaksi non keuangan yang secara langsung mempengaruhi
pemrosesan transaksi keuangan.
“Sistem informasi akuntansi dapat diartikan sebagai
suatu kegiatan yang terintegrasi menghasilkan laporan berbentuk data transaksi
bisnis yang diolah dan disajikan menjadi sebuah laporan keuangan yang memiliki
arti bagi pihak yang membutuhkannya”,Mardi (2011:4).
Definisi menurut Stephen A. Moscove dan Mark G.
Simkin“SIA adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan,
memproses, menganalisis, mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan
dengan orientasi finansial yang relevan bagi pihak-pihak luar dan pihak-pihak
dalam perusahaan (secara prinsip adalah manajemen).”
Menurut George H.
Bodnar dan William S. Hopwood dan Amir Abadi Yusuf,
sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia
dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya
kedalam informasi.
Dengan demikian
dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah seperangkat
organisasi yang mempunyai tujuan untuk menghasilkan informasi yang berguna baik
untuk pihak intern maupun ekstern yang diperoleh dari pengumpulan dan
pemrosesan data yang digunakan sebagai pengambilan keputusan.
Teknik sistem dan dokumentasi dalam SIA merupakan Alat yang digunakan dalam analisis,
desain dan dokumentasi serta memahami kaitan antar-subsitem.Teknik sistem ini
biasanya berupa diagaram.Flowchart merupakan teknik sistem yang paling sering
digunakan. Flowchart merupakan diagram simbol yang menunjukan arus data dan tahapan
operasi dalam sebuah sistem.
2.2.1 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Tujuan
utama Sistem Informasi Akuntansi (Marshall B.Romney (2003:3)) adalah :
1. Untuk
menyediakan informasi yang lebih berkualitas dengan kata lain untuk
meningkatkan sistem pengendalian intern.
2. Mengubah
data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen.
3. Menyediakan
pengendalian yang memadai untuk aset-aset organisasi, termasuk data organisasi
untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan.
Tujuan
utama dari SIA adalah mencatat, memproses, menyimpan meringkas, dan
mengkomunikasikan informasi atas suatu organisasi.
2.2.2 Fungsi Sistem Informasi Akuntansi
Ada beberapa fungsi atau peran
sistem informasi akuntansi, yaitu sebagai berikut:
1. Mendukung
aktivitas sehari-hari perusahaan.
2. Mendukung
proses pengambilan keputusan.
3. Membantu
dan memenuhi tanggung jawab pengelola perusahaan.
4. Pengumpulan
data, pemrosesan data, manajemen data, pegendalian data termasuk security, dan
penghasil informasi.
2.2.3
Unsur-Unsur Dalam Sistem Informasi Akuntansi
Terdapat beberapa unsur atau komponen pokok dalam Sistem
informasi menurut Wilkinson (2004 : 2) antara lain :
1. Sumber
Daya Maunusia
Manusia merupakan suatu unsur sistem akuntansi yang
paling berperan di dalam pelaksanaan sistem informasi akuntansi, yang
menentukan apakah suatu sistem itu dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya
serta apakah sitem tersebut dapat berperan dalam proses pengambilan keputusan.
2.
Alat – alat yang digunakan
Alat merupakan unsure dari sistem akuntansi yang digunakan pada saat
terjadi transaksi, pencatatan transaksi sampai dengan dihasilkanya laporan.
Alat yang dimaksud dapat berupa alat sederhana seperti : formulir, catatan,
laporan sampai dengan alat teknologi seperti komputer.
2.2.4
Sistem dan Prosedur Dalam SIA
Sistem
dan prosedur merupakan bagian intergral tugas manajemen, sehingga tampak adanya
keterkaitan antara pertimbangan-pertimbangan dalam pengambilan keputusan dengan
system dan prosedur. :
Sistem
merupakan jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk
melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.
Prosedur
adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam
satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara
seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.
Dapat
diambil kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan
prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal. Kegiatan klerikal dilakukan untuk
mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal dan buku besar, kegiatan
tersebut terdiri dari kegiatan menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode,
mendaftar, memilih memindahkan dan membandingkan.
2.2.5
Sistem Teknik dan Dokumentasi dalam SIA
Teknik sistem merupakan Alat yang digunakan dalam
analisis, desain dan dokumentasi serta memahami kaitan antar-subsitem. Teknik
sistem ini biasanya berupa diagaram. Flowchart merupakan teknik sistem yang
paling sering digunakan. Flowchart merupakan diagram simbol yang menunjukan
arus data dan tahapan operasi dalam sebuah sistem.
Tabel
2.1 Simbol Dasar pada SIA
Tabel 2.2 Simbol Input / Output
Spesifik pada SIA
Tabel
2.3 Simbol Proses Khusus dan Tambahan pada SIA
2.3. Pengertian Gaji
Gaji
menurut Mulyadi (2001:373) adalah pembayaran atas pembayaran jasa yang
dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, umumnya
dibayarkan tetap perbulan.Sedangkan menurut Suwardjono (2002:334) Gaji adalah
jumlah yang dibayarkan setiap bulan.
Menurut
Hasibuan (2000:118) gaji adalah balas jasa yang dibayarkan secara periodik
kepada karyawan tetap serta mempunyai jaminan yang pasti.
2.3.1 Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
Untuk
mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran
gaji maka perlu dibuat suatu sistem penggajian.Sistem akuntansi gaji dan upah
juga dirancang oleh perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai
gaji dan upah karyawan sehingga mudah dipahami dan mudah digunakan.
Sistem
informasi akuntansi penggajian dapat digunakan oleh manajemen perusahaan untuk
merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan.
Secara
umum Sistem Informasi Akuntansi Penggajian adalah suatu sistem akuntansi yang
digunakan untuk menangani pembayaan atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh
karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer.
2.3.2
Dokumen
yang Digunakan Pada Sistem Penggajian
Dokumen-dokumen
yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi
dalam buku Sistem Akuntansi (2001:374) adalah :
1. Dokumen
Pendukung Perubahan Gaji dan Upah. Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh
fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan
karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat,
perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan
(skorsing), pemindahan, dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini
dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan
daftar gaji dan upah.
2. Kartu
jam hadir. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam
hadir setiap karyawan diperusahaan. Catatan jam hadir
karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu
jam hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
3. Kartu
jam kerja. Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh
tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini
diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan
kefungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu
jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap
jenis produk atau pesanan.
4. Daftar
Gaji dan Daftar Upah. Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap
karyawan , dikurangi potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan,
iuran untuk organisasi karyawan ,lain sebagainya.
5. Rekap
Daftar Gaji dan Rekapa Daftar Upah. Dokumen ini merupakan gaji dan upah per
departemen, yang dibuat berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk
membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang
bersangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi Akuntansi
biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah.
6. Surat
Pernyataan Gaji dan Upah. Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji
dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan
yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai
catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima
setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan.
7. Amplop
Gaji dan Upah. Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan
dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan ini yang berisi informasi mengenai
nama karyawan, nomor identifikasi karyawan, dan jumlah gaji bersih yang
diterima karyawan dalam bulan tertentu.
8. Bukti
Kas Keluar. Dokumen ini merupakan perintah
pengeluaran uang yang dibuat oleh
fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar
gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
2.3.3
Fungsi
yang Terkait Dalam Sistem Penggajian
Menurut
Mulyadi (2001:376) Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian adalah
sebagai berikut:
a.
Fungsi kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi
calon karyawan, memutuskan penempatan
karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan
perangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan.
b.
Fungsi Pencatatan Waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk
menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan.
c.
Fungsi Pembuatan Daftar Gaji
Dalam sistem akuntansi penggajian,
fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam
hubungannya dengan pembayaran gaji.
d.
Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk
mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek ke bank.
2.4
Pengertian
Sistem Pengendalian Intern
“Sistem
pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode danukuran-ukuran yang
dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan
keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya
kebijakan manajemen”Mulyadi (2001:165). Tanpa adanya pengendalian yang baik,
dimungkinkan akan terjadi biaya penyimpangan dalam sistem informasi akuntansi
penggajian.
Menurut
Alvin A.Arens, Randal J.Elder, Mark S. Beesley (2003:432) mendefinisikan
pengendalian intern sebagai suatu proses yang dirancang untuk menyediakan jaminan yang layak mengenai
pencapaian sasaran manajemen dalam tiga golongan tujuan seperti keandalan
pelaporan keuangan, efektivitas dan efisiensi operasi dan kepatuhan terhadap
hukum yang berlaku.
Menurut
George H. Bochar dan William S. Hopwood (2006:129) mengatakan pengendalian
internal merupakan suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi perusahaan,
manajemen dan personel lain yang dirancang untuk memberikan jaminan yang masuk
akal terkait dengan tercapainya tujuan berikut (a) reliabilitas pelaporan
keuangan, (b) efektivitas dan efisiensi operasi, (c) kesesuaian dengan
peraturan dan regulasi yang berlaku.
2.4.1
Unsur
Pengendalian Intern
Unsur
pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian adalah
(mulyadi,2001:387):
1. Organisasi
a. Fungsi
Pembuatan Daftar Gaji Harus Terpisah dari Fungsi Keuangan
Dalam sistem akuntansi penggajian,
fungsi pembuat daftar gaji merupakan fungsi akuntansi, yang bertanggung jawab
atas perhitungan penghasilan setiap karyawan. Hasil penghitungan penghasilan
karyawan ini didasarkan pada berbagai surat keputusan yang diterbitkan oleh
fungsi kepegawaian dan dituangkan dalam daftar gaji. Fungsi keuangan merupakan
fungsi penyimpanan.Dengan dipisahkannya dua fungsi tersebut, hasil perhitungan
gaji yang dilakukan oleh fungsi pembuat daftar gaji dicek ketelitiannya dan
kendalanya oleh fungsi keuangan, sebelum gaji dan upah dibayarkan kepada
karyawan yang berhak.
b. Fungsi
Pencatatan Waktu Hadir Harus Terpisah dari Fungsi Operasi
Waktu hadir merupakan waktu yang
dipakai sebagai salah satu dasar untuk penghitungan gaji karyawan. Dengan
demikian, ketelitian dan keandalan data waktu hadir karyawan sangat menentukan
ketelitian dan keandalan daftar gaji setiap karyawan untuk menjamin keandalan
data waktu hadir karyawan, pencatatan waktu hadir tidak boleh dilaksanakan oleh
fungsi operasi (seperti fungsi produksi dan fungsi teknik)
2. Sistem
Otorisasi
a. Setiap
orang yang namanya tercantum dalam
Daftar Gaji Harus Memiliki Surat Keputusan Pengangkatan sebagai karyawan
Perusahaan yang Ditandatangani oleh Direktur Utama.
Karena pembayaran gaji dan upah
didasarkan atas dokumen daftar gaji dan upah, meka perlu dilakukan pengawasan
terhadap nama-nama karyawan yang dimasukkan ke dalam daftar gaji dan upah. Untuk menghindari
pembayaran gaji kepada karyawan yang tidak berhak, setiap pencantuman nama
karyawan dalam daftar gaji harus mendapat otorisasi oleh yang berwenang.
b. Setiap
perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tariff gaji,
tambahan keluarga, harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.
Untuk menjamin keandalan data gaji karyawan, setiap perubahan unsure yang
dipakai sebagai dasar untuk menghitung penghasilan karyawan harus diotorisasi
yang berwenang.
c. Setiap
potongan gaji atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus
didasarkan atas surat potongan gaji dan upah diotorisasikan oleh fungsi
kepegawaian.
Setiap data yang dipakai sebagai
dasar pembuatan gaji karyawan harus diotorisasi oleh oleh yang berwenang agar
data gaji yang tercantum dalam daftar gaji dapat diandalkan.
d. Kartu
jam hadir harus diotorisasikan oleh fungsi pencatat waktu.
Data waktu hadir setiap karyawan
harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu supaya sah sebagai dasar
perhitungan gaji dan untuk keperluan yang lain.
e. Perintah
lembur harus diotorisasikan oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
Lembur dibayarkan kepada karyawan
yang bekerja diluar jam kerja regular. Untuk menjamin bahwa setiap pekerjaan
lembur memang diperlukan oleh perusahaan, maka
setiap kerja lembur harus diotorisasi.
f. Daftar
gaji harus diotorisasikan oleh fungsi personalia.
Daftar gaji merupakan dokumen yang
dipakai sebagai dasar pembayaran gaji kepada karyawan yang berhak.Oleh karena
itu daftar gaji harus diotorisasi.
g. Bukti
kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
Bukti kas keluar merupakan perintah
untuk mengeluarkan sejumlah uang pada tanggal, dan untuk keperluan seperti yang
tercantum dalam dokumen tersebut.
h. Perubahan
dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliiasi dengan daftar gaji karyawan.
Untuk mengecek ketelitian data yang
dicantumkan dalam kartu penghasilan
karyawan, sistem pengendalian intern mewajibkan diadakannya rekonsiliasi antara
perubahan data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan dengan daftra
gaji.
3. Praktik
yang sehat
a. Kartu
jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir
ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
Kartu jam hadir merekam jumlah jam
setiap karyawan berada di perusahaan, sedangakan kartu jam kerja merinci penggunaan jam hadir karyawan.
Dengan kata lain kartu jam kerja digunakan untuk mempertanggungjawabkan
penggunaan waktu hadir karyawan.
b. Pemasukan
kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi
pencatatan waktu.
Dengan diawasinya perekam jam hadir
karyawan oleh fungsi pencatat waktu dapat dihindari perekam jam hadir oleh
karyawan yang tidak benar-benar di perusahaan.
c. Pembuatan
daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh
fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.
Sebelum membuat bukti kas keluar
sebagai perintah untuk pembuatan cek pembayaran gaji, fungsi keuangan harus
melakukan verifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungan gaji yang tercantum
dalam daftar gaji.
d. Catatan
penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
BAB
III
PEMBAHASAN
3.1. Data Perusahaan
3.1.1 Sistem Penggajian pada PT. SCG
Setiap perusahaan memiliki sistem penggajian yang
berbeda-beda, namun pada PT. SCG ini, manajemen perusahaan menggunakan sistem
gaji tetap dan variasi. Pada sistem pegawai ini pegawai mendapat gaji yang
besarnya relatif tetap, tetapi ketentuan pada perusahaan tersebut bagi
karryawan yang tidah hadir (absen) maka tidak akan dikenakan pemotongan
terhadap gaji karyawan yang bersangkutan sesuai dengan kebijakan dari
perusahaan. Namun pemotongan akan diberikan pada uang tunjangan. Begitupun yang
lembur juga mendapatkan gaji tertentu.
3.1.2 Jenis-Jenis Penggajian PT. SCG
Penghasilan
karyawan adalah jumlah penerimaan yang diterima oleh karyawan tiap bulannya
terdiri dari :
1. Gaji
Pokok
Gaji pokok diberikan setiap bulan.
Paket gaji tersebut terdiri dari gabungan komponen gaji utama. Besarnya gaji
ditentukan oleh perusahaan sesuai dengan pendidikan karyawan dan jabatan.
2. Tunjangan
Tunjangan merupakan salah satu
komponen penghasil karyawan yang diberikan oleh perusahaan untuk meningkatkan
kesejahteraan karyawan yang ditetapkan oleh keputusan Direksi. Biasanya
tunjangan tersebut terdiri dari tunjangan kesehatan, istri, anak, pangan,
transport.
3. Overtime (lembur)
Lembur diberikan setiap bulan
sesuai dengan hasil perhitungan standar Depnaker (Departemen Tenaga Kerja).
Lembur dibayar sekaligus bersama gaji pokok.
3.1.3 Dokumen yang Digunakan Perusahaan
1. Daftar
Kehadiran
Dibuat oleh
staff HRD yang didapatkan berdasarkan hasil dari pengolahan absensi secara
manual menggunakan kartu dan mesin. Biasanya daftar hadir digunakan untuk
menghasilkan dokumen laporan perhitungan gaji bulanan.
2. Laporan
perhitungan gaji bulanan
Dibuat oleh
staff HRD yang didapatkan berdasarkan hasil dari daftar kehadiran. Laporan
perhitungan gaji bulanan digunakan untuk menghasilkan dokumen daftar transfer
gaji.
3. Daftar
Transfer Gaji
Dibuat oleh staff HRD yang
didapatkan berdasarkan hasil dari laporan perhitungan gaji bulanan. Biasanya
digunakan untuk menghasilkan dokumen slip gaji dan dikirim kedepartemen finance untuk melakukan internet banking
di bagian finance.
4. Voucher
pembayaran gaji
Dibuat olef staff HRD yang didapat
berdasarkan hasil laporan perhitungan gaji bulanan. Dan dikirim ke departemen finance yang digunakan sebagai bukti
instruksi pembayaran yang akan diposting general
ledger.
5. Daftar
transfer
Dibuat oleh staff departemen finance berdasarkan software internet banking yang akan di approve oleh director finance lalu dikirim kebeberapa bank.
6. Slip
gaji
Dibuat oleh staff HRD yang berisi
penghasilan bersih karyawan.
3.1.4 Bagian yang Terkait Dengan Sistem Informasi
Akuntansi Penggajian PT. SCG
Uraian
kegiatan tiap organisasi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi
penggajian PT. SCG adalah sebagai berikut :
1. Unit
HRD (Unit Bagian Umum)
Adalah unit spesifikasi teknis
bidang umum karyawan
2. Unit
Finance (Unit Keuangan)
Adalah pelaksana kegiatan akuntansi
dan pengendalian dana penghasil karyawan.
3.1.5 Jaringan Prosedur yang Membuat Sistem
Penggajian
a. Unit HRD (Unit Bagian Umum)
·
Validasi jam tenaga kerja karyawan
·
Membuat daftar kehadiran dan laporan
perhitungan gaji bulanan sebanyak 2 lembar
·
Membuat daftar transfer gaji, dan slip
gaji sebanyak 2 lembar
·
Menyiapkan perhitungan gaji, dan
validasi DTG
·
Mengarsip DK dan LPG lembar 1
·
Menyerahkan LPG 2 ke departemen finance
·
Mengirim daftar transfet gaji ke
departemen finance
·
Slip gaji diarsipkan, dan diserahkan
kepada karyawan
·
MengarsipVPG 1 dan VPG 2 diserahkan ke
bagian finance
b. Unit Finance (Unit Keuangan)
·
Menerima laporan perhitungan gaji
bulanan, daftar transfer gaji dari departemen HRD.
·
Mencocokkan perhitungan gaji dengan
daftar transfer gaji.
·
Daftar transfer gaji diotorisasi oleh
pihak yang berwenang (direktur finance)
·
Mengarsipkan perhitungan gaji bulanan
dan mengirim ke bank daftar transfer gaji setelah ditandatangani oleh direktur finance.
·
Menerima VPG dari bagian HRD dan
mencatat jurnal penggajian lalu membuat jurnal umum dan diposting ke dalam buku
besar.
3.1.6 Bagan Alir Dokumen (Flowchart) Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Terdahulu Pada PT.
SCG
BAGIAN
HRD
Keterangan : DK/DH = Daftar Kehadiran
LPG = Laporan Perhitungan Gaji
bulanan
SG = Slip Gaji
DTG = Daftar Transfer Gaji / Daftar
Gaji
VPG = Voucher Pembayaran Gaji /
Bukti pembayaran gaji
BAGIAN
FINANCE
3.2 Analisis Sistem
Sistem informasi akuntansi sangat penting bagi
sebuah perusahaan karena menggambarkan sistem pencatatan yang terkomputerisasi
ke pencatatan yang berupa bagan alir flowchart.
Sistem akuntansi hampir mewakili semua informasi yang ada selama perusahaan
tersebut berjalan. Penggunaan bagan alur berupa flowchart untuk merancang sistem informasi, sangat diperlukan
sebagai dasar pengambilan keputusan.
3.2.1 Kelebihan Sistem Informasi
Akuntansi Penggajian Terdahulu
Adapun
kelebihan sistem informasi akuntansi penggajian PT. SCG yang sudah berjalan
adalah sebagai berikut :
1. Dokumen yang diperlukan pada proses penggajian
sudah cukup lengkap sehingga mempermudah proses penggajian.
3.2.2 Kekurangan Sistem Informasi Akuntansi
Penggajian Terdahulu
Adapun kekurangan sistem informasi
akuntansi penggajian PT. SCG yang sudah berjalan adalah sebagai berikut :
1. Pada
sistem informasi akuntansi penggajian PT. SCG terdahulu untuk daftar hadir
masih menggunakan daftar hadir atau kartu hadir, sehingga banyak memakan waktu
untuk membuat kartu hadir dan mengakibatkan kecurangan pun mudah untuk terjadi.
2. Bagian
HRD seharusnya membuat rekapitulasi absensi kehadiran karyawan untuk
meminimalkan kecurangan waktu masuk dan keluar dan dikonsolidasikan oleh pihak
security yang mengawasi absensi.
3. Bukti
instruksi pembayaran yang akan diposting pada buku besar, seharusnya dilakukan
oleh departemen keuangan bagian akuntansi, karena sesuai dengan fungsi
penggajian yang bertugas mencatat jurnal yang dibutuhkan.
3.3 Prosedur Sistem Informasi Akuntansi
Penggajian Yang Diusulkan Pada PT. SCG
1. Bagian HRD (unit bagian umum)
· Validasi
jam tenaga kerja karyawan
· Membuat
rekapitulasi daftar kehadiran dan laporan perhitungan gaji bulanan sebanyak 2
lembar serta melakukan konsolidasi dengan security jika ada masalah
· Membuat
daftar transfer gaji, dan slip gaji sebanyak 2 lembar
· Menyiapkan
perhitungan gaji, dan validasi DTG
· Mengarsip
DK dan LPG lembar 1
· Menyerahkan
LPG 2 ke departemen finance
· Mengirim
daftar transfer gaji ke departemen finance
· Slip
gaji diarsipkan, dan diserahkan kepada karyawan
2. Finance
(Unit Keuangan)
· Menerima
laporan perhitungan gaji bulanan, daftar transfer gaji dari departemen HRD.
· Mencocokkan
perhitungan gaji dengan daftar transfer gaji
· Daftar
transfer gaji diotorisasi oleh pihak yang berwenang (direktur finance)
· Mengarsipkan
perhitungan gaji bulanan dan mengirim ke bank daftar transfer gaji setelah
ditandatangani oleh direktur finance.
3. Accounting
(Unit akuntansi)
·
Menerima VPG dari bagian HRD dan
mencatat jurnal penggajian lalu membuat jurnal umum dan diposting ke dalam buku
besar
3.4 Bagan Alir Sistem Dokumen (Flowchart) Usulan Sistem Informasi
Akuntansi Penggajian pada PT. SCG
BAGIAN FINANCE
BAGIAN
AKUNTANSI
1.5 3.5 Pengaruh
Usulan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Yang Baru
Usulan
baru tersebut mendatangkan banyak manfaat bagi perusahaan yaitu, mengurangi
adanya manipulasi kehadiran karyawan, karena adanya rekapitulasi absensi daftar
kehadiran karyawan oleh pihak HRD. Dan tidak adanya perangkapan tugas yang bisa
menimbulkan adanya kecurangan dalam melakukan penggajian sehingga lebih
terorganisir.
Penambahan fungsi bagian akuntansi ini merupakan
fungsi tambahan yang harus ada dalam sistem penggajian pada perusahaan PT. SCG,
karena didalam sistem penggajian suatu perusahaan terdapat fungsi bagian
keuangan dan fungsi bagian akuntansi, dimana kedua fungsi bagian tersebut
saling berhubungan dalam menentukan pemrosesan penggajian yang akurat. Fungsi
bagian akuntansi pada PT.SCG ini bertugas untuk mencatat adanya kewajiban yang
timbul dengan pembayaran gaji karyawan, misalkan :
a. pencatatan
atau pelaporan gaji keryawan
b. membuat
bukti kas keluar, serta melakukan penjurnalan
3.6 Resiko Dari Penambahan Fungsi Baru Yang
Mungkin Terjadi
Dari segi Sumber Daya Manusia (SDM), perusahaan
harus memilih karyawan yang berkompeten di bidangnya masing-masing karena karyawan
yang tidak berkompeten dibidangnya bisa membuat rugi perusahaan itu sendiri.
3.7
Analisis Sistem Pengendalian Intern
Dalam sistem informasi akuntansi penggajian PT. SCG
telah memenuhi unsur-unsur pengendalian intern. Dimana telah memenuhi aspek organisasi,
otorisasi, dan praktik yang sehat. Pemenuhan terhadap aspek-aspek tersebut
dijabarkan sebagai berikut :
1. Aspek
Organisasi : Pisahkan pembuat daftar gaji, petugas akuntansi, dan pembayar gaji. Penerapan sistem penggajian
akuntansi pada PT. SCG tugas tersebut dikelola oleh masing-masing unit.
- Pembuat Daftar Gaji : Bagian HRD
- Pembayar Gaji
: Bagian Keuangan
- Pencatatan jurnal: Bagian
Akuntansi
2. Aspek Otorisasi :
a. Daftar gaji harus diotorisasi pejabat
berwenang. Penerapan sistem akuntansi penggajian pada PT. SCG tugas tersebut
dilakukan pada unit Finance pengesahan dilakukan oleh direktur finance.
b. Daftar hadir harus diotorisasikan oleh fungsi
pencatat waktu. Karena dalam sistem informasi akuntansi penggajian perusahaan
ini tidak ada unit pencatat waktu, dan sudah otomatis masuk ke dalam software
maka daftar hadir telah diotorisasi oleh bagian HRD.
c. Bukti pembayaran gaji harus diotorisasi ooleh
fungsi akuntansi. Pada PT. SCG bukti pembayaran gaji telah diotorisasi oleh
fungsi akuntansi.
3. Aspek Praktik yang Sehat :
a. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat
waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. Pelaksanaan absensi karyawan,
baik secara manual maupun mesin absensi, harus diawasi petugas yang cukup
berwibawa dengan tujuan untuk menghindari penyelewengan dalam mengisi daftar
absen. Penerapan sistem akuntansi penggajian pada PT. SCG tugas tersebut
dilakukan dengan manual yang masih menggunakan kartu hadir. Pengawasan
dilakukan oleh satpam karena letak mesin pencatat waktu ada dipos jaga satpam.
Dan diadakannya rekapitulasi absensi daftar kehadiran oleh pihak HRD.
b. Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi
kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh unit akuntansi sebelum dilakukan
pembayaran. Unit akuntansi pada PT. SCG sebelum melakukan pembayaran gaji,
fungsi ini membandingkan perhitungan gaji dengan daftar transfer gaji terlebih
dahulu. Ketika sama, baru menyetujui daftar transfer tersebut.
c. Catatan penghasil karyawan disimpan oleh
bagian HRD dan unit finance.
BAB
IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Setelah melakukan pembahasan mengenai prosedur yang
diterapkan sistem akuntansi penggajian pada PT. SCG, maka penulis dapat
mengambil kesimpulan sebagai berikut :
Sistem akuntansi penggajian yang diterapkan dalam
perusahaan adalah sistem gaji tetap dan bervariasi. Karyawan perusahaan
mendapat gaji tertentu, tetapi bila lembur atau melakukan prestasi tertentu
akan mendapat uang tambahan, sebaliknya bila tidak masuk kerja gajinya tidak
akan langsung dipotong, tetapi tunjangannya yang akan dikurangi. Unit-unit yang
terkait dalam sistem informasi akuntansi penggajian yaitu Unit HRD dan Unit Finance. Dokumen yang digunakan dalam
sistem informasi akuntansi penggajian adalah daftar kehadiran, perhitungan gaji
bulanan, daftar transfer gaji, daftar transfer, dan slip gaji.
Sistem akuntansi
penggajian yang diterapkan terdahulu oleh PT. SCG telah mempunyai sistem yang
baik dan efektif. Walaupun masih menggunakan sistem manual, tetapi sistem
informasi akuntansi penggajian PT. SCG telah memenuhi unsur-unsur pengendalian
intern.
Dengan
adanya sistem informasi akuntansi penggajian baru yang terkomputerisasi, dapat
menghemat waktu yang diperlukan untuk pembuatan berbagai macam laporan seperti
: laporan karyawan, laporan lembur, laporan penggajian dan laporan rekapitulasi
dana secara cepat dan tepat. Informasi data yang disajikan menjadi lebih akurat
dan tingkat ketelitian lebih tinggi, kemungkinan membuat kesalahan sangatlah
kecil dan koreksi data dapat dilakukan sewaktu – waktu dan dilaksanakan dengan
cepat dan mudah. Misalnya: Bila terjadi suatu kesalahan akan dapat dengan cepat
ditemukan dan segera dapat dibenarkan saat itu juga
4.2
Saran
Dalam
sistem informasi akuntansi penggajian karyawan pada PT. SCG maka penulis memberikan alternatif atau usulan
supaya pada bagian HRD diadakannya pembuatan rekapitulasi daftar kehadiran
karyawan serta melakukan konsolidasi kepada security
jika terjadi masalah dan menambahkan fungsi atau bagian akuntansi untuk
mencatat adanya kewajiban yang timbul dengan pembayaran gaji karyawan seperti
pencatatan atau pelaporan gaji karyawan, serta penjurnalan. Di dalam
pengelolaan data penggajian yang ada pada perusahaan diperlukan juga adanya
perawatan baik hardware maupun softwarenya agar keamanan data tetap
terjaga dan proses administrasi dapat berlangsung dengan lancar, cepat dan
benar.
0 komentar:
Posting Komentar